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やさしく解説!5分でわかる「チャットボット」

公開日:2021年5月7日

やさしく解説!5分でわかるチャットボット

働き方改革の実現に向けて業務効率化が叫ばれる昨今、その手助けをするツールの1つとして
「チャットボット」という言葉をよく目にすることはありませんか?
24時間いつでも回答をくれるチャットボットは利用者にとって嬉しいサービス であり、業務時間内外問わず代わりに回答してくれるため、利用者をサポートする企業側からしても非常に助かるサービス です。

本記事では、最近よく目にする「チャットボット」とはどういうシステムなのか、何ができるのかについてやさしく解説します。

\AIチャットボットに触れてみたい方向け/

 

 

コラム『Teams活用の落とし穴』目次

 目次

 ・チャットボットとは
 ・「チャットボット」と「AIチャットボット」の違い
 ・チャットボットで何ができるの?
 ・他システムと連携してさらに便利に
 ・チャットボットとどのように会話するの?
 ・まとめ

チャットボットとは

チャットボットにメッセージを送ると、人間とやり取りしているような感覚で回答を返してくれます。
このチャットボットはどういうシステムなのでしょうか?
まずは「チャット」「ボット」の単語ベースに切り分けて、意味を考えてみましょう。

 

 

チャット

・短い文章をリアルタイムにやり取りするコミュニケーションシステム
・メールとは異なり、会話と同じようなテンポでやり取りを行うことができる

ボット

・ロボットから派生したIT用語
・事前に決められた処理を自動で実行するプログラム
・ボットはネットワーク上で動作する
( ⇔ ロボットは機械が物理的に作業を行う)

以上からチャットボットとは、
ネットワーク上で人と会話を行い、その指示に従って事前に決められた処理を自動で行うプログラムと言えるでしょう。

 

 

 

「チャットボット」と「AIチャットボット」の違い

AIチャットボットの説明の前に、簡単にAIについて考えてみましょう。
AIとは日本語で「人工知能」と呼ばれており、一言で表現すると まるで人間のように振る舞う高度なプログラム と言えます。
では単純なプログラムと何が違うのでしょうか。それは、「人間のように振る舞う」という点です。

通常のプログラムは、人間が多種多様な条件分岐を事前に設定することで動作します。
一方AIは大量のデータから傾向を分析し、そこから判断基準を人間のように自分で設けるという特徴があります。

 

 

通常のプログラム

人間が多種多様な条件分岐を事前に設定

AI

大量のデータからAI自ら傾向を分析し、判断基準を設ける

こういったAIの特徴をチャットボットに適用すると、大量の「会話」というデータからAI自ら傾向を学習し、
人間からの質問に対してより適した回答を導くことができます。

以上からAIチャットボットとは、
ネットワーク上で人と会話を行い、自分で分析した傾向をもとに自動で回答を行うプログラムと言えるでしょう。

このように、チャットボットでは条件分岐を事前に設定しておく必要がありますが、
AIチャットボットでは「会話」データから自分で学習していくため、幅広い問合せパターンに対応することが可能です。

問合せパターンがあまり多くないものは条件分岐、問合せパターンが多いものはAIに任せる、といったように
チャットボットとAIチャットボットはそれぞれの特徴を活かし、適材適所で利用されています。

 

 

 

チャットボットで何ができるの?

問合せ業務に課題を抱えている方にとって、チャットボットはとても助かるツールです。
チャットボットを活用することでどのようなメリットが得られるのか、
利用者と利用者をサポートする側、それぞれの立場にとっての嬉しいポイントをご紹介します。

 

 

 

POINT

01

24時間365日、いつでも質問に回答

いつでも気軽に問合せ可能なチャットボットで、ユーザー満足度向上!

「今すぐ確認したいのに問合せ電話が繋がらない」
「メールもなかなか返ってこない」
「こんなことを聞いていいものか、問合せること自体に抵抗がある」
チャットボットはユーザーのこんなお悩みを解決します。

あらかじめチャットボットに回答データを設定しておくことで、
24時間365日ユーザーからの質問に答えることが可能です。

また、チャット形式で気軽に問合せができるため、
問合せに対するハードルを下げることができます。

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POINT

02

サポート対応業務工数を削減

決まりきったやり取りはチャットボットにすべてお任せ!

「他にも業務がたくさんあるのに、問合せ対応が多くて手が回らない」
「似たような問合せが何度も来て困っている」
チャットボットはサポートする側のこんなお悩みも解決できます。

毎日のように届く似たような問合せへの対応は、
すべてチャットボットに代替可能です。
一度回答データを登録してしまえば、
あとは人間が関与することなく代わりに回答してくれます。

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他システムと連携してさらに便利に

チャットボットの活用方法は自動回答だけではありません。
他にどのような使い方ができるのか、以下の活用例からチャットボットの他の側面をみてみましょう。

 

 

 

POINT

01

社内システムの申請業務

システム独自の操作方法が分からなくても簡単に申請できる!

たまにしか利用せず、操作方法を忘れがちな社内システムはありませんか?
「どこに何を入力すればいいんだろう?」
「毎回人に聞くのもなんだか申し訳ないなあ…」
このように感じているユーザーもいらっしゃるのではないでしょうか。

チャットボットは外部システムと連携し、
登録作業や申請作業を代行してくれる
機能があります。
ユーザーは会話形式の質問に答えていくだけでよく、
あとはチャットボットが代わりに申請してくれます。

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POINT

02

営業系システムへのデータ登録

外出時の隙間時間を有効活用できる!

営業系システムへのデータ登録もチャットボットで対応可能です。
外出時にスマホは操作できるものの、
「セキュリティ上スマホから直接アクセスすることができなくて不便」
「PC利用時とはUIや操作が異なり使い方が良く分からない」
このように感じているユーザーもいらっしゃるのではないでしょうか。

チャットボットを活用すれば、ユーザーが送信した内容を
そのまま営業系システムに登録することができるため
項目ごとの細かな入力作業を行うことなく、
チャットでの会話1つでデータ登録作業を完結できます。

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チャットボットとどのように会話するの?

これまで説明してきたチャットボットですが、実際どのように会話するのでしょうか。

チャットボットとの会話は、人とチャットする際と同じようにチャット画面を通じて会話をします。
メッセージを送信するだけで回答が自動で返ってくる、難しい操作の必要がない単純な仕組みです。

「チャットボットに何を質問したらいいのか分からない」といった方も心配はありません。
あらかじめチャットボットが選択肢としてボタンを提示し、ユーザーはそのボタンを選択しながら会話を進めていく方式もあります。


チャットボットとの会話例

難しい操作をすることなく、誰でも簡単に利用できる。これもチャットボットの魅力の1つです。

 

 

まとめ

今回はチャットボットの特徴や利便性について説明しました。 チャットボットを活用することで、サポートする側/受ける側、両者の業務効率化を促進することができます。 問合せ業務や庶務業務にかかる時間が多いと感じている方は、一度チャットボットのご利用を検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

  • チャットボットは、ネットワーク上で人と会話を行い、その指示に従って事前に決められた処理を自動で行う
  • AIチャットボットは、ネットワーク上で人と会話を行い、自分で分析した傾向を元に自動で回答を行う
  • いまやチャットボットは質問に回答するだけではなく、幅広い活用方法がある
弊社が提供しているサービス、AIアシスタントチャットボット「ASBOT」は、
無料でAIチャットボットをお試しいただけるトライアルプランをご用意しております。
少しでも興味をお持ちいただけましたら、お気軽にお問合せ下さい。

 

\AIチャットボットに触れてみたい方向け/

 

 

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